Nhân viên Sở Nhập Tịch và Di Trú Hoa Kỳ (USCIS) có quyền tự quyết trong việc từ chối các đơn đăng ký, kiến nghị và yêu cầu mà không cần đưa ra RFE (Bằng chứng giải trình) hoặc gửi NOIDS (Thông báo ý định từ chối).
Theo Bản Ghi Nhớ Chính Sách mới do Sở Nhập tịch và Di trú Hoa Kỳ (USCIS) công bố ngày 13 tháng 7 năm 2018, những nhân viên xét duyệt hồ sơ USCIS có quyền từ chối tất cả đơn đăng ký, kiến nghị hoặc yêu cầu của đương đơn mà không cần đưa ra “Bằng chứng giải trình” (RFE) hoặc gửi “Thông báo ý định từ chối” (NOID) nếu như bằng chứng yêu cầu ban đầu không được nộp đầy đủ hoặc bằng chứng của hồ sơ không đạt yêu cầu. Chính sách này sẽ có hiệu lực kể từ ngày 11 tháng 9 năm 2018 và được áp dụng tới tất cả đơn đăng ký, kiến nghị hoặc yêu cầu được nhận kể từ sau ngày có hiệu lực.
Bản Ghi Nhớ Chính Sách mới thay thế toàn bộ Bản Ghi Nhớ Chính Sách từ ngày 3 tháng 6 năm 2013 đã nêu ra: “Các nhân viên xét hồ sơ Sở Nhập Tịch và Di Trú Hoa Kỳ nên phát hành một “Bằng chứng giải trình”, ngoại lệ đối với trường hợp hồ sơ không cho thấy bất kỳ khả năng nào mà sự thiếu hụt trong đơn xin, kiến nghị hoặc yêu cầu có thể được khắc phục bằng việc nộp bằng chứng bổ sung. Theo Bản Ghi Nhớ ngày 3 tháng 6 năm 2013, các bản từ chối ban hành mà không cần RFE hoặc NOID chỉ được ban hành cho các từ chối theo luật định bao gồm người nộp đơn, người khởi kiện hoặc người yêu cầu không cho thấy một cơ sở pháp lý nào để được hưởng quyền lợi di trú hoặc yêu cầu cứu trợ từ một chương trình đã bị chấm dứt.
Theo bản ghi nhớ mới, với việc hủy bỏ chính sách đối với hồ hơ không có khả năng, ngoài việc từ chối theo luật quy định, Sở Nhập Tịch và Di Trú Hoa Kỳ còn có thể từ chối đơn xin, kiến nghị hoặc yêu cầu mà không cần đưa ra Bằng Chứng Giải Trình hoặc gửi Thông Báo Ý Định Từ Chối nếu tất cả bằng chứng được yêu cầu . Việc từ chối sẽ được dựa trên căn cứ thiếu bằng chứng ban đầu cần thiết. Ví dụ về các trường hợp có thể bị từ chối mà không phát hành RFE hoặc NOID bao gồm, nhưng không giới hạn:
- Các đơn miễn trừ được nộp nhưng có ít hoặc không có bằng chứng hỗ trợ
- Các trường hợp mà các mẫu đơn theo quy định, quy chế hoặc hướng dẫn được yêu cầu nộp kèm bản gốc hoặc bằng chứng khác chứng minh đủ điều kiện tại thời điểm nộp hồ sơ nhưng đương đơn không thực hiện. Ví dụ, các hồ sơ bảo lãnh gia đình cũng như làm việc yêu cầu phải nộp một bản Cam Kết Hỗ Trợ Tài Chính (Mẫu Đơn I-864), nhưng đã không được nộp cùng với đơn Đăng Ký Thường Trú hoặc Điều Chỉnh Tình Trạng Di Trú (Mẫu Đơn I-485)
Chính sách này nhằm ngăn chặn các hồ sơ không thực tế hoặc không hoàn chỉnh và đặc biệt là khuyến khích người nộp đơn, người khởi kiện và người yêu cầu thị thực Hoa Kỳ cho giáo dục ở nước ngoài và thẻ xanh cần phải chuẩn bị và nộp hồ sơ chu đáo và kĩ càng hơn.
